Så undviker du att dömas för bokföringsbrott – fyra viktiga åtgärder

Så undviker du att dömas för bokföringsbrott – fyra viktiga åtgärder

Så undviker du att dömas för bokföringsbrott – fyra viktiga åtgärder
Bokföringsbrott är ett vanligt ekobrott i Sverige och kan få allvarliga konsekvenser för företagare och personer med ansvar för ett företags bokföring. Påföljden kan vara böter eller fängelse och vid allvarligare fall även näringsförbud.

Det är inte alltid fråga om medvetet fusk. Bristande rutiner, utebliven bokföring och försummade tidsfrister kan också leda till straffrättsligt ansvar.

Här går vi igenom fyra viktiga åtgärder som kan minska risken för bokföringsbrott.

1. Bokför affärshändelserna i tid
Enligt bokföringslagen ska företagets affärshändelser bokföras löpande. Kontanta in- och utbetalningar ska som huvudregel bokföras senast påföljande arbetsdag. Övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Det finns möjligheter till senareläggning av bokföringen enligt Bokföringsnämndens regler. Under vissa förutsättningar kan bokföringen exempelvis senareläggas till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade.

Det är dock viktigt att känna till att möjligheten till senareläggning inte innebär att bokföringen kan skjutas upp hur länge som helst.

Praktiskt råd: Se till att bokföringen hålls aktuell och att avstämningar görs regelbundet. Om du inte hinner sköta bokföringen själv kan det vara lämpligt att anlita en redovisningskonsult.

2. Se till att alla bokföringsposter har korrekta verifikationer
Varje affärshändelse ska kunna styrkas genom en verifikation. Det kan exempelvis vara en faktura, ett kvitto eller ett annat underlag som visar vad affärshändelsen avser.

En verifikation ska innehålla tillräckliga uppgifter för att det ska gå att förstå och kontrollera affärshändelsen. Det handlar bland annat om datum, belopp, vad affärshändelsen avser samt vilka parter som berörs.

Om det saknas ett externt underlag kan företaget i vissa fall behöva upprätta en egen verifikation med de uppgifter som krävs.

Bristfälliga eller saknade verifikationer kan medföra att det inte går att bedöma företagets ekonomiska resultat eller ställning genom bokföringen.

Praktiskt råd: Kontrollera regelbundet att varje bokföringspost har ett tydligt och tillräckligt underlag. Spara även kompletterande dokumentation som kan behövas för att förklara en transaktion.

3. Arkivera bokföringen på rätt sätt
Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Det gäller både pappersbaserad och digital räkenskapsinformation.

Sedan den 1 juli 2024 gäller ändrade regler för arkivering. Företag behöver inte längre behålla pappersoriginal av exempelvis kvitton och fakturor efter att informationen har överförts till en annan handling, exempelvis digital form.

Förutsättningen är att överföringen sker på ett säkert sätt och inte innebär risk för att informationen förändras eller försvinner.

Praktiskt råd: Säkerställ att digitala kvitton, fakturor och övriga bokföringsunderlag är läsbara, sökbara och tillgängliga under hela arkiveringstiden.

4. Upprätta årsredovisning och bokslut i tid
För aktiebolag är det särskilt viktigt att hålla reda på tidsfristerna för årsredovisningen.

Årsredovisningen ska enligt huvudregeln vara färdig och undertecknad senast sex månader efter räkenskapsårets utgång.

Därefter ska den lämnas in till Bolagsverket. Inlämningen ska ske senast en månad efter att årsstämman har fastställt balans- och resultaträkningen, och under alla omständigheter senast sju månader efter räkenskapsårets slut.

Att årsredovisningen inte upprättas inom föreskriven tid kan utgöra bokföringsbrott. Det gäller även om årsredovisningen senare lämnas in till Bolagsverket.

Praktiskt råd: Planera bokslutsarbetet i god tid och säkerställ att årsredovisningen blir upprättad och undertecknad inom den lagstadgade tidsfristen.

Vem ansvarar för bokföringen?
Det är viktigt att känna till att ansvaret för att företagets bokföringsskyldighet fullgörs inte automatiskt försvinner genom att arbetet överlåts till en redovisningsbyrå eller annan extern part.

En företrädare för företaget kan fortfarande ha ett straffrättsligt ansvar om bokföringen missköts. Bedömningen beror bland annat på personens roll, faktiska ansvar och agerande.

Bokföringsbrott kan begås både uppsåtligen och av oaktsamhet. Det innebär att även bristande aktsamhet kan leda till straffansvar.

Vilka konsekvenser kan bokföringsbrott få?
Straffet beror på brottets allvar och omständigheterna i det enskilda fallet.

Ringa bokföringsbrott: Böter eller fängelse i högst sex månader.
Bokföringsbrott av normalgraden: Fängelse i högst två år.
Grovt bokföringsbrott: Fängelse i lägst sex månader och högst sex år.
Vid allvarliga fall kan även näringsförbud bli aktuellt.

Behöver du juridisk hjälp vid misstanke om bokföringsbrott?
En misstanke om bokföringsbrott kan få stora konsekvenser för både företagaren och företaget. Det är därför viktigt att tidigt förstå vilket ansvar som kan aktualiseras och vilka omständigheter som har betydelse för den straffrättsliga bedömningen.

Advokatfirman Wilensky arbetar med juridiska frågor och kan bistå med rådgivning och försvar i brottmål.

Vi har kontor i Malmö, Helsingborg och Landskrona.

Kontakta Advokatfirman Wilensky om du behöver juridisk rådgivning vid misstanke om bokföringsbrott.